一、依據本校「電子郵件服務管理要點」，為有效管理學生電子郵件，並兼顧資訊安全、資源有效運用與使用者服務品質，本中心將定期辦理盤點與管理作業。
二、本作業相關重點如下：
(一)、本中心每年固定辦理兩次帳號盤點及通知作業，並於次月依盤點結果執行帳號停用或調整授權等相關處置措施。
(二)、盤點對象涵蓋在校生、畢業校友及退學學生。若帳號經系統判定為長期閒置或使用者身分發生異動（如畢業），系統將發送即將停用或授權異動通知信。
(三)、長期閒置帳號之使用者於收到通知信後，請於信件規定之緩衝期內，依說明點擊「保留帳號連結」或「重新登入Google帳號」。逾期未辦理者，將依程序停用帳號，帳號內資料請使用者自行備份。
(四)、配合服務政策調整，畢業校友之帳號將陸續變更為「Gmail Only授權」（即取消雲端硬碟權限，僅保留 Gmail 信箱收發功能），請校友提前備份個人重要資料。
(五)、除上述定期盤點外，若有退學異動或發生違反資安規定等特殊情形，本中心接獲相關通報後，將依特殊流程進行帳號停權處置。
三、各身分類別之詳細判定條件與處置流程，詳如附件「學生電子郵件帳號盤點實施流程」。
